「メールなんて楽勝だよ普段からLINEとか普通に使ってるし！ 」なんて思ってませんか？ ビジネスメールにはルールやマナーが存在しています。たった1通のメールが大きなトラブルに発展することも！ 今日は上場企業勤務経験20年以上の筆者がビジネスメールで押さえておきたいポイントについてご紹介いたします。是非チェックしてみてください！
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目次
- 1. 宛先(To,Cc)を正しく使い分ける！
- 2. パッと見ただけで用件が分かる件名をつける！
- 3. 本文の宛名(社名・部署名・役職・氏名)は絶対に間違えない！
- 4. はじめの挨拶文を書きましょう！
- 5. 本文の要件は短く簡潔に伝えましょう！
- 6. 締めの挨拶文も忘れずに！
- 7. メールの最後に署名をつけましょう！
- 8. 送信する前に必ず最終チェックを！
宛先(To,Cc)を正しく使い分ける！
「To」は基本的にそのメールになんらかの対応してほしい人（例:返信や提出をしてほしい人）の宛先。
「Cc」は複写を意味するため対応は求めないけれど状況を把握してほしい人や情報を共有したい人向けの宛先です。
パッと見ただけで用件が分かる件名をつける！
ビジネスパーソンのほとんどの人はメールの件名だけを見て、その重要度や内容を予想し優先順位をつけてメールを処理しています。メールの用件がわからないと読むのを後回しにされたり他のメールに埋もれて読まれない可能性アリ。件名にはそのメールの要件が一目で分かるように書くのがルールです。「いつの」「何の」用件で「どう対応してほしいのか」が一目で分かるような件名にしましょう！
＜例＞
会議日程調整のお願い（6/15 本社営業会議）
年末調整書類提出のお願い（12/10 〆切）
本文の宛名(社名・部署名・役職・氏名)は絶対に間違えない！
メール本文の最初には必ず宛先を書きます。メールは相手の顔が見えない上にいつまでも残るため丁寧な対応を心がけましょう。名前の後ろには必ず「様」をつけることも忘れないように注意が必要です！
＜例＞〇〇株式会社 〇〇部 課長 〇〇〇〇様
はじめの挨拶文を書きましょう！
一般的に「いつもお世話になっております」の後に自分の会社名、部署名、名前で基本はOK！ 社外のお客様に初めてメールを送る場合は「初めてご連絡をさせていただきます」長い間連絡をとっていない相手には「大変ご無沙汰しております」と書いておくのが無難！
本文の要件は短く簡潔に伝えましょう！
結論の分からないメールは相手をイライラさせてしまいます。要件はなるべく短く簡潔にまとめましょう！ 依頼内容や回答期限等、このメールの目的を明確に伝えるようにします。
・When いつ
・Where どこで
・Who 誰が
・Whom 誰に
・What 何を
・Why なぜ
・How to どのように
・How many どれだけ
・How much いくらで
など6W3Hの構成を意識すると簡潔に要点を伝えることができますよ。また内容によっては箇条書きを使った方が分かりやすくなる場合もあります。
締めの挨拶文も忘れずに！
要件のあとは締めの挨拶文を書きます。基本は「何卒よろしくお願いいたします」でOKです。何か返信や検討をお願いする場合は「ご多忙中恐縮ですがご返信の程、何卒よろしくお願い致します」といった形に変えましょう。
メールの最後に署名をつけましょう！
メールの署名は本文の最後につけるのがマナー！ 具体的には自分の氏名・所属・メールアドレスなど連絡先を記したもののことを言います。名刺と同じ程度の情報を載せると良いでしょう。
ほとんどのメールソフトには署名を設定できる機能がついているので活用することをオススメします。
送信する前に必ず最終チェックを！
「宛先は合っているか」「相手の社名や名前や本文の誤字脱字」「要件は分かりやすいか」など必ず最終チェックしてから送信するよう心がけましょう。特に宛先が間違っていると大きなトラブルに発展してしまうことがあります。「どんなに忙しくてもメールは1件1件丁寧に送る」これがビジネスメールを書く上で最も重要なポイントです。
